Datenschutzhinweise zum Kontaktformular

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit diesem Kontaktformular ist:

2. Welche Daten werden verarbeitet?

Beim Absenden des Kontaktformulars verarbeiten wir die von Ihnen eingegebenen Angaben, insbesondere Name, E-Mail-Adresse, gegebenenfalls Telefonnummer, gewünschten Kontaktweg, Betreff und Nachricht. Hinzu kommen technische Daten, die für Betrieb und Sicherheit benötigt werden, insbesondere Zeitpunkt der Übermittlung, IP-Adresse, Browser-/User-Agent-Informationen, Sicherheits- und Spam-Prüfergebnisse sowie eine Vorgangsnummer.

Wenn Sie Dateien anhängen, werden zusätzlich Dateiname, Dateityp, Dateigröße und die übermittelte Datei verarbeitet. Bitte übermitteln Sie keine besonderen Kategorien personenbezogener Daten im Sinne des Art. 9 DSGVO, sofern dies für Ihr Anliegen nicht zwingend erforderlich ist.

3. Zwecke und Rechtsgrundlagen

Wir verarbeiten Ihre Angaben, um Ihre Anfrage entgegenzunehmen, inhaltlich zu prüfen, zu beantworten, den Bearbeitungsstand zu dokumentieren und gegebenenfalls weitere Kommunikation mit Ihnen zu führen.

• Vertrags- und vorvertragliche Anfragen: Soweit Ihre Kontaktaufnahme auf den Abschluss oder die Durchführung eines Vertrags gerichtet ist, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
• Allgemeine Kontaktanfragen: Soweit kein Vertragsbezug besteht, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse besteht in einer geordneten, sicheren und nachvollziehbaren Bearbeitung eingehender Anfragen.
• IT-Sicherheit und Spam-Abwehr: Sicherheitsprotokolle, Rate-Limits, Spam-Bewertungen und technische Prüfungen verarbeiten wir auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt im Schutz des Formulars, unserer Systeme und der Kommunikationswege vor Missbrauch.
• Gewünschte E-Mail-Kopie oder PDF-Beleg: Diese Funktion wird nur ausgeführt, wenn Sie sie im Formular auswählen, und dient der von Ihnen gewünschten Dokumentation Ihrer Anfrage.

Die Pflicht-Checkbox im Formular bestätigt ausschließlich, dass Sie diese Datenschutzhinweise zur Kenntnis genommen haben. Sie ist keine pauschale Einwilligung in die zur Bearbeitung Ihrer Anfrage erforderliche Datenverarbeitung.

4. Pflichtangaben und Freiwilligkeit

Als Pflichtfelder gekennzeichnete Angaben sind erforderlich, damit wir Ihre Anfrage sinnvoll bearbeiten und Ihnen gegebenenfalls antworten können. Freiwillige Angaben müssen Sie nicht bereitstellen. Ohne die erforderlichen Pflichtangaben kann die Anfrage gegebenenfalls nicht über das Formular bearbeitet werden.

5. Empfänger und eingesetzte Dienstleister

Innerhalb unserer Organisation erhalten nur diejenigen Personen Zugriff auf Ihre Angaben, die diese zur Bearbeitung Ihrer Anfrage benötigen.

Hosting:
STRATO GmbH
Otto-Ostrowski-Straße 7
10249 Berlin

E-Mail-Versand:
STRATO GmbH
Otto-Ostrowski-Straße 7
10249 Berlin

Telegram-Benachrichtigung:
Zur internen Benachrichtigung kann eine datensparsame Telegram-Meldung versendet werden. Standardmäßig enthält diese nur den Hinweis auf eine neue Anfrage und die Vorgangsnummer, nicht jedoch Namen, E-Mail-Adresse, Telefonnummer oder Nachrichtentext.

6. Übermittlungen außerhalb der EU/des EWR

Eine Übermittlung in Staaten außerhalb der EU/des EWR erfolgt nur, wenn dies durch eingesetzte Dienste technisch erforderlich ist und die datenschutzrechtlichen Voraussetzungen dafür erfüllt sind. Einzelheiten zu konkret eingesetzten Diensten sind nachfolgend beschrieben.

7. Speicherdauer

Kontaktanfragen werden nur so lange gespeichert, wie dies für die Bearbeitung und Dokumentation des Anliegens erforderlich ist. Anschließend werden sie gelöscht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungs- oder Nachweispflichten einer Löschung entgegenstehen.

Technische Analysedaten dieses Portals werden lokal gespeichert und nach derzeitiger Konfiguration nach spätestens 365 Tagen bereinigt. Die IP-Adresse wird für die Analyse nicht im Klartext gespeichert, sondern in einen Hashwert umgewandelt. Unabhängig davon können sicherheitsrelevante Protokolle nach den hierfür festgelegten Löschfristen verarbeitet werden.

8. Lokale Nutzungsanalyse

Zur technischen und organisatorischen Auswertung des Kontaktformulars verarbeitet das Portal lokal unter anderem Seitenaufrufe, Formularstarts, pseudonyme Sitzungskennungen, Referrer, Geräteart, Browser, Betriebssystem, Sprache, Bildschirmgröße und gegebenenfalls UTM-Kampagnenparameter. Es wird hierfür kein externer Webanalyse-Dienst eingebunden. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse liegt in Betriebssicherheit, Fehleranalyse und Verbesserung des Kontaktformulars.

9. Automatisierte Spam-Prüfung

Eingehende Anfragen werden automatisiert auf typische Missbrauchs- und Spam-Merkmale geprüft. Dabei kann ein technischer Spam-Score gebildet und eine Anfrage zunächst in eine Quarantäne verschoben werden. Die Prüfung dient ausschließlich der Systemsicherheit und Missbrauchsabwehr. Es findet keine ausschließlich automatisierte Entscheidung mit rechtlicher oder vergleichbar erheblicher Wirkung im Sinne von Art. 22 DSGVO statt.

10. Ihre Rechte

Sie haben im Rahmen der gesetzlichen Voraussetzungen insbesondere das Recht auf Auskunft über Ihre personenbezogenen Daten, Berichtigung unrichtiger Daten, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung und – soweit anwendbar – Datenübertragbarkeit. Soweit eine Verarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO beruht, können Sie aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, Widerspruch gegen die Verarbeitung einlegen.

Zur Wahrnehmung Ihrer Rechte können Sie sich an den oben genannten Verantwortlichen wenden.

11. Beschwerderecht

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren. Zuständig ist insbesondere die für den Verantwortlichen zuständige Aufsichtsbehörde:

Die Landesbeauftragte für den Datenschutz und für das Recht auf Akteneinsicht
Dagmar Hartge
Stahnsdorfer Damm 77
14532 Kleinmachnow

Telefon: 033203/356-0
Telefax: 033203/356-49
E-Mail: Poststelle@LDA.Brandenburg.de
https://www.lda.brandenburg.de/lda/de/

12. Stand dieser Hinweise

Stand: 13.09.2026. Wir passen diese Datenschutzhinweise an, wenn sich die Verarbeitung, die eingesetzten Dienste oder die rechtlichen Anforderungen ändern.